miércoles, 18 de mayo de 2011

Resolución de problemas y toma de decisiones

Como Resolver Problemas y Tomar Decisiones

Introducción
¿Ha escuchado la vieja frase que dice “los problemas no existen, sólo las oportunidades”? Esto puede parecer querer tapar el sol con un dedo para alguien que está en medio de un problema difícil que le causa ansiedad.
Pero al utilizar el sistema comprobado y lógico de solución de problemas y toma de decisiones que se presenta en este curso usted puede crear oportunidades a partir de dificultades.

Este curso le mostrará cómo afrontar los problemas racionalmente y cómo resolver las crisis sistemáticamente. El método de solución de problemas que aprenderá lo ayudará a separar las situaciones difíciles en sus partes componentes, así se pueden manejar con mayor facilidad.
Utilizando el sistema integrado que se ofrece, usted sabrá cómo definir, desenredar, analizar y resolver dilemas complicados y embrollosos recurrentes.

Este curso enfatiza, principalmente, la comunicación en la organización. Sin embargo, el método presentado puede aplicarse también a situaciones personales.
El error más grande en la solución de problemas es ocuparse de los síntomas en vez de atacar las “causas originales”. Cuando se combaten los síntomas, sólo se está poniendo un parche; los viejos síntomas reaparecen o surgen nuevos, y vuelve el mismo viejo problema.

El método paso a paso

Siguiendo los pasos para resolver problemas sistemáticamente usted podrá evitar que los problemas reaparezcan. Dicho método incluye:

PASO 1: RECONOCER EL PROBLEMA PASO 2: DESCRIBIR EL PROBLEMA. PASO 3: ANALIZAR LAS CAUSAS. PASO 4: SOLUCIONES OPCIONALES. PASO 5: TOMA DE DECISIONES. PASO 6: PLAN DE ACCIÓN.

Examen de expectativas personales
Escriba sus respuestas bajo cada pregunta :
¿Qué situaciones problemáticas le gustaría resolver?

¿Qué decisiones difíciles tiene que considerar lógicamente?

¿Qué problemas y decisiones recurrentes le gustaría resolver de una vez por todas?

¿Qué habilidades dentro de la solución de problemas y toma de decisiones le gustaría mejorar?

Elija una situación específica de las anteriores y utilícela como Estudio de caso personal durante este curso.
Conforme avance, vuelva a estas páginas. La experiencia ha demostrado que ésta es la mejor manera de sacar provecho de un método de desarrollo personal como el que se proporciona aquí .
Características de los problemas

La siguiente lista resume las características de los problemas. Al parecer, los puntos en ella siempre forman parte de un problema. Se podría decir que si estos puntos existen, su situación se califica como un verdadero problema.

Características de los problemas Lista de características de un problema Características: Estas se aplican a mis situaciones Comunicación deficiente : La conversación se frustra o ni siquiera puede comenzar por lo que no hay un completo entendimiento. Incógnitas : falta de información. Información incorrecta : Parte de la información conocida está equivocada. Confusión : La gente implicada se siente desorientada, tensa o abrumada por los estímulos y las opciones.

Características de los problemas Lista de características de un problema Características: Estas se aplican a mis situaciones Emociones ocultas : Sentimientos que surgen conforme se analiza la situación. Puntos de vista diferentes : Usted y otros tienen ideas contradictorias. Impresiones variables : Conforme usted investiga la situación, las ideas, las emociones y las explicaciones cambian, a veces de manera radical.

Características de los problemas Lista de características de un problema Características: Estas se aplican a mis situaciones Dilema equilibrados : Una lucha crítica existe donde no hay una persona o una idea capaces de ganar. Persistencia : La situación no desaparece.

Anatomía de los problemas
Un problema es, básicamente, un dilema aparentemente sin salida, una situación indeseable sin solución, o una pregunta que usted no puede responder normalmente.
No es solamente que las cosas son distintas de lo que a usted le parecería ideal que fueran; es que usted no puede “arreglarlas” sin importar lo que haga.
Es un conflicto, o crisis, que se repite continuamente sin que usted pueda evitarlo.

La anatomía de un problema se reduce a esta sencilla ilustración:
Dicho en otras palabras, un problema es una…

Una oposición equilibrada de situaciones es lo que provoca angustia y confusión. El equilibrio hace que el problema persista. Si una de las partes adquiere fuerza y gana la lucha, el problema desaparece.

PROCESO DE DEFINICIÓN DE UN PROBLEMA RESULTADO
1. Reconocimiento Discuta y documente puntos de vista individuales. Hechos comprobados y síntomas relevantes, hasta que todos los implicados acepten que existe un problema. Acuerdo de que hay un problema que necesita solución.
2. Clasificación Documente con claridad ambas partes del conflicto específico que quiera resolver. Llegar a un acuerdo con respecto a la clasificación del problema.
3. Análisis Encuentre la única y fundamental fuente del problema y llegue a un acuerdo con respecto a ella. Identificar unánimemente la causa original que necesita corregirse.

PROCESO DE SOLUCIÓN Y TOMA DE DECISIONES RESULTADO
4. Opciones Escriba todas las estrategias alternativas que tengan la más mínima posibilidad de resolver el problema y su causa original. Una lista completa de posibles soluciones.
5. Toma de decisiones Escoja la mejor solución de su lista evaluando objetivamente las estrategias opcionales. Una firme decisión colectiva acerca de la solución que se eligió.
6. Plan de acción Organice una secuencia sistemática de tareas, tiempos, personal y recursos para implantar la decisión. Un itinerario paso a paso para transformar la decisión en realidad.

Antes de iniciar el proceso de seis pasos, responda a la siguiente pregunta: ¿Sabe qué es lo que determina que una persona que se encuentra frente a un problema o una decisión a tomar, pueda o no hacer funcionar dicho proceso?

La mala comunicación obstaculiza el camino hacia las soluciones, mientras que la habilidad para lograr una buena comunicación es un poderoso catalizador para resolver problemas. La mala comunicación es un indicio de que existe un problema y puede ser justamente, la causa de él.

Sin el acuerdo mutuo de que existe un problema, éste no se puede discutir, analizar o resolver eficazmente. Una persona diestra en resolver problemas y tomar decisiones facilita dicho acuerdo gracias a este conocimiento de vital importancia: deben buscarse, respetarse y aceptarse otros puntos de vista.
La comunicación es el proceso que permite que esto funcione.
Cómo llegar a un acuerdo PRINCIPIO CÓMO APLICARLO Si usted siente que tiene un problema con alguien o algo, entonces definitivamente hay un problema. No lo ignore ni se deje disuadir. Demuestre a los otros su conciencia del problema. Si existe un problema, todos están de alguna manera conscientes de él. Recuerde que su conciencia de un problema puede deferir de la de otros. Para averiguar en qué forma son conscientes los otros del problema, pregúnteles por qué creen que las cosas son distintas de cómo deberían ser, cómo ven el problema. Encuentre un hecho aceptado o visible como punto de referencia para partir.

Utilice estadísticas de producción. Acontecimientos específicos, hechos confirmados o algo que la otra persona haya dicho, pero no juicios de valor.

Cómo llegar a un acuerdo PRINCIPIO CÓMO APLICARLO
Encuentre en dónde coinciden los puntos de vista. Analice la información que recibe de los demás y observe los puntos comunes. Pregunte antes de disponer Establezca el tema general del que quiera hablar, pero de inmediato pregunte por los sentimientos, pensamientos y observaciones de los otros. Solicite un punto de vista de otras personas. No imponga su punto de vista y muestre simpatía por la posición de los demás hasta que acepten la suya.
Evite un clima de acusaciones y amenazas. No utilice preguntas de ataque o juicio (“¿sigues aferrado?”), no dé sermones que hagan sentir culpa ni imponga juicios de valor. Cree una relación de trabajo firme y abierta. Si se enfrenta a usted con una actitud defensiva o con intimidad, con mayor razón no amenace. Descubra las falsedades e incógnitas que hacen que el problema persista. Mantenga la comunicación hasta que las encuentre.

Paso 1 : Reconocer el problema
La solución de problemas y toma de decisiones comienza reconociendo que hay una situación que requiere solucionarse. Muchas veces un problema crece sin ser notado hasta que nos sorprende. Aun cuando el problema sea obvio, es una buena idea comenzar desde el Paso 1.
La Regla 80/20 o del iceberg
No importa que tan grande sea la punta de un iceberg, el 80% de este se esconde bajo el agua.
Síntomas Problema real
La Regla 80/20 o del iceberg
No importa que tan s e rio o angustiante pueda parecer el primer encuentro con un problema, es solamente un síntoma del conflicto subyacente o problema real.
Los síntomas pueden ser triviales, o asuntos importantes que deben encararse rápidamente. En cualquier caso, son simplemente efectos colaterales del problema verdadero que se esconde bajo la superficie
Conversaciones de apertura
El reconocimiento de un problema comienza, frecuentemente, a partir de conversaciones para averiguar los síntomas de todos los implicados. Un iceberg puede parecer distinto si se mira desde ángulos diferentes. Escuchar imparcialmente y mostrar interés genuino son los requisitos para evaluar objetivamente otros puntos de vista. El objetivo es poner “sobre la mesa” tanta información relacionada como sea posible.
Conversaciones de apertura
Una vez que tenga una lista de los puntos de vista, será muy útil dividirlos en abstractos y concretos.

DATOS CONCRETOS DATOS ABSTRACTOS
 Hechos, resultados, eventos, historia, estadísticas, fuerzas, objetivos, procedimientos, fenómenos físicos, desviaciones visibles, factores de tiempo, tendencias, productividad, niveles de calidad y de desempeño. Sentimientos, opiniones, factores humanos, actitudes, niveles de satisfacción, tensiones, frustraciones, conflictos de personalidad, comportamientos, rumores, intuición, reacciones instintivas, bloqueos mentales.
Técnicas de reconocimiento
El Paso 1 incluye cuatro técnicas que lo ayudarán a reconocer un problema:


  • Identificar los síntomas
  • Métodos de investigación
  • Entrevistas de recolección de datos
  • Reuniones de intercambio de ideas
  • Técnicas de reconocimiento

Ciertas técnicas pueden ser más apropiadas en unos casos que en otros. Busque la necesidad de desahogar las frustraciones. Es posible que la gente involucrada necesite liberar sus emociones puesto que los problemas y las decisiones son angustiantes.

Para el que escucha, los desahogos no son siempre placenteros; sin embargo, cuando el ambiente se ha aclarado, la gente se vuelve más racional y cooperativa.

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Paso 1: Reconocer el problema
Paso 2: Describir el problema
Paso 3: Analizar la causa del problema
Paso 4: Soluciones opcionales
Paso 5: Toma de decisiones
Paso 6: Plan de acción.
Juan Carlos Fernández + FOLLOW

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