Gestión de Tareas: el Adulto en Acción Haciendo Cosas

Con el permiso de David Allen, me he permitido reinterpretar su método del GTD desde la perspectiva del Análisis Transaccional. Y es que como vimos en el post anterior, Procrastinación, Niño y Padre tomando el control, la Gestión de tiempos y de tareas ha de estar liderada por el Estado del Yo Adulto.

El Adulto en acción primero clarifica y define cuál es nuestro trabajo o nuestras tareas a realizar diariamente. El conocer las tareas, sus tiempos y cómo nos organizamos en el día a día, será muy importante para dar seguridad y protección a los Estados Padre y Niño y una sensación de control al Adulto. Con este equilibrio interno, desde el Estado del Yo Adulto podemos planificar posteriormente los objetivos a medio o largo plazo.

Por eso, la técnica se llama haciendo cosas, porque lo importante es lo que se hace, lo que sabes que puedes hacer, no lo que deseas o te sientes obligado a hacer. Sólo conociendo lo que hacemos podremos tener una clara perspectiva de adónde podemos llegar.

Y es importante el tiempo verbal de HACIENDO, gerundio, aquí y ahora, porque es erróneo empezar por lo que deberíamos, o tenemos que, etc., ya sabes, el Padre Crítico en estos casos solo sirve para que nuestro estrés se nos dispare.

Si no queremos que nuestras tareas importantes las maneje el Niño con sus respuestas emocionales a golpe de evasiones, excusas y ya lo haré mañanas, o nuestro estado Padre con sus prejuicios arcaicos, entonces tenemos que activar nuestro Adulto.

Allen propone 5 puntos clave para que nuestro Adulto en acción organice:

1. Recopilar: Capturamos todo lo que debemos hacer, lo que nos interesa, las tareas, las citas, etc… en una bandeja de entrada. Todo, absolutamente todo, debe llegar a esta bandeja de entrada, que llamaremos inbox, o como tareas a realizar.

2. Procesar o aclarar: es tomar conciencia de todo lo que hemos recopilado, habrá cosas que incluso no nos sirvan y tengamos que eliminar, archivar, etc.

3. Organizar: organizamos todo lo que haya resultado del aclarado anterior

4. Evaluar o reflexionar: aquí ya decidimos de entre todo lo que tenemos qué es lo que vamos a realizar y lo que no.

5. Hacer: trabajar en las tareas definidas.

Procrastinación, Niño y Padre tomando el control

La procrastinación definida en términos de Análisis Transaccional la entenderíamos como la manera en la que gestionamos el tiempo dependiendo de que Estado del Yo tenemos activado. E Niño, Padre o Adulto trabajan y perciben los problemas de forma diferente. 

>EL NIÑO: Recordemos que el Niño sigue el principio de placer y evitar el dolor. Cuando estás en ese estado, rechazas esas tareas que parecen aburridas, densas o demasiado difíciles. La actividad preferida del Niño es aquella en la que no hayan presiones de "tener que terminar algo" con un objetivo. Sus actividades favoritas son las de conversar con amigos, festejar y otras actividades de ocio. Desde que las redes sociales e internet existen, el Estado Niño puede pasar horas divertidísimo postergando el trabajo. Por tanto, a la hora de llevar a cabo nuestras tareas o compromisos evitemos que el Niño controle la situación.

EL PADRE CRÍTICO NEGATIVO: La voz del crítico hace que dudes de tus habilidades, objetivos y de ti mismo. El crítico augura fallos a cada momento y pronostica lo peor. Si la tarea es dificil, la voz del Padre Crítico Negativo no va a motivarte nada, al contrario hará que pienses de que falta experiencia, habilidades, herramientas o inteligencia para poder hacer la tarea. Con el ánimo por los suelos finalmente optarás por postergar la tarea para otro momento.

La preocupación es la actividad favorita del Padre Crítico, cosas terribles pueden pasar si .... Esto incluye diálogo interno como "Tengo que hacer esto si no seré un fracasado" "Todo el mundo te rechazará si no demuestras todo lo que vales", en fin, sus exigencias son tan rotundas que el Niño puede perder todas sus energías luchando contra él o sometiéndose con desánimo.

EL ADULTO: El Adulto es la voz de la razón y la lógica. Es esa parte en ti que sabe que algunas tareas no son divertidas, pero son importantes para conseguir el objetivo. Tu Adulto tiene la motivación interna para empezar a realizar las tareas aburridas y desagradables y seguir con ellas.

Para lograr esto, la energía del  Adulto debe superar al Padre Crítico: "Sí, esto es difícil, pero he tenido éxito antes", "No tengo experiencia en esta área en particular, pero tengo experiencias similares que me pueden ayudar" "No tengo la experiencia, pero puedo aprender" "Otros lo han hecho y yo también puedo".

El Adulto es muy adecuado para la resolución de problemas. Cuando el Adulto se plantea hacer algo, se pregunta: "¿Qué tengo que hacer? ¿Cuál sería la mejor manera de hacer esto? ¿Lo estoy haciendo bien? Si no, ¿cómo puedo hacerlo mejor?

A veces, lo que parece ser una postergación es en realidad el resultado de tomar una decisión informada. Lo que marca la diferencia es la razón que hay detrás de la decisión. Si tu razón para posponer es coherente y apropiada, puede ser el mejor plan de acción. (Por ejemplo, abandonar tus clases de inglés porque te han aumentado tu carga de trabajo y te es imposible llevar el trabajo acabo si no empleas el horario del curso, abandonas porque tu Adulto te informa que no tienes tiempo para ir a clase) Lo que se puede ver como la procrastinación es en realidad una decisión informada basada en la realidad de tu situación.

Cuando pienses en la posibilidad de postergar lo que estás haciendo o lo que tienes que hacer, tomate el tiempo para preguntarte dos cosas: "¿Qué Estado del Yo estoy escuchando ahora?" y "¿Es realmente ese el consejo que me ayudará a conseguir mis objetivos?"

Y desde luego, cuando acabes la tarea, pon tu Niño a disfrutar!!

Gestión del tiempo eficaz

Plan de Acción

• Se claro en la definición de los objetivos.
• Divide las tareas en pasos y haz una tarea después de otra.
• Los objetivos deben ser realistas y alcanzables.

Mantén un lista de las cosas que hacer diaria

• Mantenla y actualízala diariamente.
• Mantén la prioridad.

Prioriza

La eficiencia y la eficacia no son los mismos. Alguien que trabaja duro y está bien organizado, pero pasa todo su tiempo en tareas sin importancia puede ser eficiente, pero no eficaz. Para ser eficaz, es necesario decidir qué tareas son urgentes e importantes y centrarse en ellas. Esto se llama priorizar. Es importante hacer una lista de las tareas que tienes y ordenar éstas por orden de prioridad, y luego dedicar más tiempo a las tareas más importantes. Esto evita la tendencia natural a concentrarse en las tareas simples, fáciles y permitir demasiadas interrupciones a su trabajo.

Usa un registro de los tiempos y tareas

• Escribe cada cosa que tienes que hacer y sus tiempos semanalmente para identificar áreas de tu vida en las que pierdes tiempo y los tiempos en los que eres más productivo. 
• Asigna las tareas más exigentes a tus tiempos más productivos.

Perseverancia

• Persevera cuando las cosas no vayan bien. Desarrolla estrategias diarias contra la presión, como hacer ejercicio regularmente, meditación o aquello que te ayude a rebajar la tensión.
• Importante: toma una actitud positiva hacia los errores. Tú aprendes más de los errores que de los aciertos.

Evita la procrastinación

• El mejor momento para hacer algo es siempre AHORA: ponerte en acción genera la energía para futuras acciones.
• Es importante que enfrentes 'Tu miedo de hacer las cosas' que no quieres hacer y darte cuenta de que el miedo es a menudo mucho peor que cualquier posible resultado negativo. Trata de tomar decisiones inmediatamente cuando sea posible y cuando no es necesario reunir más información pertinente para la decisión.
• Organiza tu trabajo por tareas.
• Recompénsate por tareas acabadas y objetivos conseguidos.

Tómate descansos

Tómate un pequeño descanso cada hora y muévete. Si trabajas con el ordenador, vete a descansar tu vista y tu mente unos minutos.

Crea hábitos

Intenta hacer las mismas tareas a la misma hora y en el mismo lugar cada día.

Evita las distracciones y las interrupciones

• Mantén tu área de trabajo ordenada. Te evitará perder el tiempo buscando cosas fuera de su sitio.
• Señala las veces que será adecuado para ti mirar el correo y ponlas con un horario concreto. No lo mires fuera de ese horario.

Revisa tus progresos

• Comprueba que el plan sigue siendo adecuado.
• Busca diferentes alternativas para alcanzar los objetivos.

Elabora un plan de contingencia

Plan B

ORGANIZATE CON EFICACIA. DAVID ALLEN

Puedes descargarte el libro pulsando en la imagen.

Organízate con eficacia es uno de los libros clave de la organización personal. David Allen desarrolla en sus páginas su método GTD (Getting Things Done) de una forma detallada y exhaustiva.

El método se basa en 5 pasos fundamentales:

1.    Recopilar. Establecer una sistemática para poder guardar y tener presentes y accesibles todas las cosas que nos parecen interesantes oderelevantes.
2.    Procesar. Entrar a valorar esas cosas recopiladas y comenzar a decidir qué hacer con ellas.
3.    Organizar. Agrupar y ordenar los resultados del proceso anterior.

• Agrupar los resultados del procesamiento en categorías adecuadamente recuperables para revisión. Las cuatro categorías claves son:
• 1. Proyectos (Proyectos de los cuales tienes compromisos para acabar).
• 2. Calendario (Acciones que tienen que pasar en un día y/o hora específica).
• 3. Próximas acciones (acciones para realizar lo más pronto posible)
• 4. Esperando a (Proyectos y acciones que otros tienen que hacer y que tienen importancia para ti).

4.    Evaluar. Revisar el funcionamiento del sistema y su cumplimiento.
5.    Hacer. Ejecutar aquello que conscientemente hemos decidido como siguiente acción.

Este resumen de los 5 pasos está extensamente complementado y delimitado con muchos ejemplos y casos prácticos en Organízate con eficacia. La idea principal no es seguir el método expuesto a al pie de la letra en el aspecto formal sino captar el fondo y adaptárlo para el mayor provecho individual.

GESTIÓN DEL TIEMPO

De Postergador a Resolutor

Explorando los Diálogos Internos: De la Postergación a la Resolución

Todos hemos experimentado esos momentos en los que sabemos lo que tenemos que hacer, pero por alguna razón, simplemente no lo hacemos. La postergación puede manifestarse de diversas formas en nuestras vidas: desde procrastinar en tareas importantes hasta evitar conversaciones difíciles. Detrás de este comportamiento aparentemente simple, se encuentran complejos diálogos internos que influyen en nuestras decisiones y acciones. Sin embargo, también existe la posibilidad de desarrollar diálogos internos resolutivos que nos ayuden a superar la postergación y avanzar hacia nuestros objetivos.

 ¿Qué son los Diálogos Internos?

Los diálogos internos son las conversaciones que tenemos con nosotros mismos en nuestra mente. Estos diálogos pueden ser conscientes o inconscientes y tienen un poderoso impacto en nuestra autoimagen, nuestras creencias y nuestras acciones.

Los Diálogos de la Postergación

Cuando nos encontramos posponiendo una tarea o evitando enfrentar una situación, es probable que estemos participando en diálogos internos de postergación. Estos diálogos suelen estar llenos de excusas, justificaciones y autoengaño que nos impiden tomar medidas.

• "Lo haré más tarde": Este es uno de los diálogos internos más comunes asociados con la postergación. Nos convencemos a nosotros mismos de que podemos posponer la tarea y hacerla en otro momento, aunque sabemos que cuanto más esperemos, más difícil será comenzar.
• "No tengo tiempo suficiente": Otro diálogo interno común es la creencia de que no tenemos suficiente tiempo para completar la tarea o proyecto. Esta percepción de escasez de tiempo puede llevarnos a posponer indefinidamente la acción.
• "No soy lo suficientemente bueno/a": La auto-duda y la falta de confianza en nuestras habilidades pueden llevarnos a postergar acciones por temor al fracaso o al juicio de los demás.
• "Espero estar más motivado/a mañana": La idea de que la motivación aparecerá mágicamente en el futuro es otra forma de autoengaño que nos impide actuar en el presente.

Cambiando los Diálogos: De la Postergación a la Resolución

Afortunadamente, podemos cambiar estos diálogos internos de postergación por diálogos internos resolutivos que nos ayuden a superar la inacción y avanzar hacia nuestros objetivos.

• "Empieza ahora": En lugar de posponer la tarea, podemos recordarnos a nosotros mismos que el momento perfecto para empezar es ahora mismo. Pequeños pasos pueden conducir a grandes avances.
• "Prioriza tu tiempo": En lugar de decirnos que no tenemos suficiente tiempo, podemos analizar cómo estamos utilizando nuestro tiempo y asignar prioridades a nuestras tareas según su importancia.
• "Confía en ti mismo/a": Cultivar la confianza en nuestras habilidades y reconocer que el miedo al fracaso es normal nos ayudará a superar la auto-duda y la inseguridad.
• "La motivación sigue a la acción": En lugar de esperar a sentirnos motivados, podemos empezar a actuar y confiar en que la motivación seguirá una vez que hayamos dado el primer paso.

Conclusión

Nuestros diálogos internos juegan un papel crucial en nuestra capacidad para superar la postergación y alcanzar nuestros objetivos. Al identificar y cambiar los diálogos internos de postergación por diálogos internos resolutivos, podemos cultivar la disciplina, la determinación y la auto-confianza necesarias para lograr el éxito en todas las áreas de nuestras vidas. Recuerda: ¡tus palabras internas tienen el poder de moldear tu realidad externa!